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Le Cahier de Laboratoire, un atout pour le CIR

Lors de la rédaction du dossier technique du CIR, l’entreprise doit fournir des « indicateurs de recherche« . Ces indicateurs peuvent être des participations à des congrès, des publications scientifiques, ou tout autre élément venant attester de la conduite des travaux de R&D. L’un d’entre eux est extrêmement important : le cahier de laboratoire.

Le cahier de laboratoire : c’est quoi ?

Le cahier de laboratoire est un document qui retrace les travaux de R&D de manière chronologique. Il répond à une mise en page spécifique et contient tous les éléments utiles qui assurent la reproductibilité des expériences. Il consigne également les hypothèses considérées, les protocoles mis en place pour les évaluer et les résultats obtenus. Toute information pouvant attester de la rigueur scientifique des travaux peut y être inscrite : observations, mesures, calculs, interprétation des résultats, etc.

Le tout doit être daté, afin de pouvoir reconstruire la frise chronologique des travaux de recherche.

Il atteste d’un élément crucial évalué lors d’un contrôle CIR : la rigueur de la démarche scientifique suivie.

C’est également un outil central dans la transmission des compétences et des connaissances pour les différents intervenants d’une opération de R&D.

A quoi sert un cahier de laboratoire ?

Outre la traçabilité et l’assurance de la reproductibilité, le cahier de laboratoire a 3 autres valeurs :

  • Administrative
  • Juridique
  • Historique

Tout d’abord, il a une valeur administrative : il contient des informations nécessaires et pouvant servir à appuyer la publication de travaux ou de thèse. Mais il peut également être un atout lors de la demande de financements car il vient attester du sérieux de la conduite des travaux.

Ensuite, il a une valeur juridique. En effet, il peut servir, s’il est tenu correctement, de preuve en cas de litige par exemple. Il peut également être utilisé pour faire valoir des droits de propriété intellectuelle, ou de brevets. Autre point non négligeable, il est opposable en cas d’accusation de fraude. En cas de litige sur l’attribution du CIR, c’est un élément pesant lourd dans la balance.

Enfin, le cahier de laboratoire a une valeur historique. Il est la propriété de l’organisation (et non celle du chercheur). C’est le reflet du cheminement scientifique, des succès et des écueils. De ce fait il permet de reconstruire l’ensemble des travaux R&D.

Cahier de laboratoire de Marie Curie
Cahier de laboratoire de Marie Curie

Mais il a aussi d’autres objectifs au sein de votre entreprise. Il permet par exemple de professionnaliser les doctorants (dans le cas d’un CIFRE par exemple) et d’éviter la perte de connaissances lors d’un départ. Il y a aussi une logique de centralisation de l’information qui facilite la vie du chercheur et évite de répéter des travaux déjà réalisés, permet de reprendre facilement le travail d’un autre chercheur ou encore de pouvoir retrouver facilement une information.

Le cas particulier d’un partenariat

Il est d’autant plus important de tenir un cahier de laboratoire lors d’un partenariat entre votre entreprise et une structure de recherche, qu’elle soit publique ou privée.

En effet, dans ce cadre là, le cahier de laboratoire a plusieurs utilités :

  • Il permet d’identifier des connaissances préexistantes lors de la mise en place d’un partenariat de recherche
  • Il permet de justifier des moyens engagés. On peut alors facilement identifier le personnel, le temps et les financements sollicités
  • Il sert de preuve d’exécution pour chaque partie du contrat
  • Enfin il permet de distinguer les contributions scientifiques, techniques ou technologiques de chaque partenaire

Ai-je besoin d’un cahier de laboratoire ?

La réponse à cette question est simple : si vous êtes une entreprise ou une organisation qui mène des travaux de R&D quelque soit le domaine, alors un c’est un élément essentiel.

Il est source de sérénité en cas de contrôle du dossier technique CIR par exemple (sous réserve qu’il soit tenu correctement).

Quel support pour un cahier de laboratoire ?

C’est une des questions qui revient le plus, et c’est loin d’être une question triviale. Le choix du support ne doit pas être fait à la légère. Trop d’entreprises ou d’organisations utilisent de simples cahiers d’écolier en lieu et place du cahier de laboratoire, sans mesurer que ce choix puisse être source de problème.

Le format papier

C’est celui que je recommande à mes clients. Vieille école ? Oui et non.

Historiquement, avant l’apparition de l’informatique, les cahiers de laboratoire étaient de simples livrets dans lesquels les expériences étaient consignées.

Il dispose d’une mise en page spécifique qui impose une certaine rigueur. Il est facile d’y tracer des schémas et d’annoter le contenu.

Qui plus est, étant toujours sous les yeux des chercheurs, son remplissage se fait naturellement.

Il faut savoir qu’en France, l’association C.U.R.I.E fournit, en partenariat avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche et de l’Innovation et le CNRS un cahier de laboratoire appelé le « cahier de laboratoire national« . Il s’agit de cahiers rigides possédant un numéro de série pour leur traçabilité. Ils sont inaltérables dans le sens où on ne peut pas arracher « proprement » une page.

Couverture du cahier de laboratoire national
Cahier de laboratoire national C.U.R.I.E / MESRI / CNRS

Si vous optez pour le format papier, faites toutefois attention aux éléments suivants :

  • A défaut d’un cahier de laboratoire tel que celui proposé par C.U.R.I.E, n’optez pas pour un cahier spirale dont les feuilles peuvent être détachées sans laisser de trace.
  • Assurez vous de vous imposer une rigueur dans la mise en page s’il ne dispose pas de nomenclature.

Le format électronique

L’alternative au cahier de laboratoire papier est la version électronique. Mon expérience sur ces outils est limitée, mais je peux vous citer quelques avantages et inconvénients.

Tout d’abord, il existe pléthore de cahiers de laboratoire électroniques : hébergés par l’organisation, en cloud, s’interfaçant avec des outils de mesure et simples fichiers textes en ligne.

Ainsi, je vous déconseille fortement d’opter pour un cahier de laboratoire à installer sur votre propre serveur. En effet, il vous faudra en assurer la maintenance (en cas de crash du serveur par exemple), faire les mises à jour vous-même, assurer la sécurité du stockage des fichiers, etc. Une charge de travail supplémentaire à laquelle il est bon de réfléchir.

Je vous déconseille également d’utiliser un banal fichier Word ou un document Google drive en tant que cahier de laboratoire car il est serait tentant d’altérer ce qui a déjà été écrit et il est plus difficile de respecter un véritable formalisme.

Du côté des avantages, il en existe deux notables à mon sens. Le premier est qu’il est virtuellement impossible de le perdre s’il est géré par une plateforme sérieuse ayant recours au cloud. Le deuxième est qu’il est impossible de l’antidater puisque vous n’êtes pas censé avoir accès aux dates d’entrée des différents travaux dans le cahier.

Faire le bon choix pour un cahier de laboratoire

In fine, c’est à votre entreprise ou à votre organisation que revient la responsabilité du choix. Assurez-vous de peser les pour et les contre de chaque option qui s’offre à vous. Dans le cas d’un cahier de laboratoire géré par une plateforme externe, assurez-vous du sérieux de la prestation et du contrat qui vous lie.

Comment tenir un cahier de laboratoire ?

Tout d’abord, c’est un outil du quotidien. Il ne sert à rien de le remplir une fois par mois en utilisant quelques souvenirs des expériences passées. C’est un élément qui doit forcer et assurer la rigueur des travaux. Cela passe par le fait de consigner les éléments scientifiques au fil de l’eau.

Si vous optez pour un cahier papier classique, évitez les cahiers spirales et assurez-vous qu’il n’est pas possible de détacher de feuille sans laisser de trace.

Je vous conseille également un cahier rigide avec une couverture de bonne qualité pour éviter tout accident (le classique verre d’eau renversé par exemple). Bien sûr, ce conseil a d’autant plus de sens si vous travaillez dans un milieu à risque de l’abimer.

Enfin, tenez-vous à un certain formalisme dans votre cahier de laboratoire : évitez au maximum les ratures, datez vos travaux et vos expériences et notez tout élément nécessaire à la reproductibilité.

Pensez également à définir toute abréviation, voir à ajouter un glossaire à votre cahier.

Comment apporter des corrections ?

Utilisez une encre indélébile et évitez au maximum le recours au crayon de papier. Cela assure qu’aucune information ne disparait inopinément du cahier.

En cas de correction, ne raturez pas. Préférez barrer proprement afin que les portions supprimées restent lisibles.

Si vous êtes amenés à sauter une page, barrez la d’un trait diagonal pour assurer qu’elle ne sera pas utilisée à posteriori.

Que faire des éléments externes au cahier de laboratoire ?

Evitez les feuilles volantes, assurez vous de coller tous les éléments externes comme les graphiques ou les schémas imprimés.

Je vous conseille d’utiliser une colle de bonne qualité : c’est un gage que le cahier ne sera pas altéré car il ne sera pas possible d’en décoller un élément sans l’endommager. Je vous conseille également de signer les documents collés.

Dans le cas où un document externe ne peut être collé dans le cahier, consignez-le dans un classeur avec une référence claire.

Combien de cahiers de laboratoire dois-je avoir ?

La préconisation est que le cahier de laboratoire soit nominatif. Cependant, cela peut poser problème si plusieurs personnes travaillent sur un même projet de recherche.

Son utilisation doit donc être souple et réfléchie. On peut avoir un cahier par personne, par projet ou par contrat le cas échéant. Dans de très grosses structures de R&D, il arrive d’avoir un cahier de laboratoire par équipement.

Qui doit le remplir ?

Qu’on se le dise : remplir un cahier de laboratoire peut être une corvée. Alors, qui doit être en charge de son remplissage ?

Encore une fois, la réponse est simple : toute personne qui réalise des travaux de R&D qui aboutissent à la génération d’une information de valeur.

Ainsi, je déconseille fortement qu’il y ait un « préposé au remplissage du cahier de laboratoire » car c’est passer à côté de la philosophie de cet outil.

Que ce soient des chercheurs, des ingénieurs, des thésards, des DEA, des stagiaires ou des techniciens, tout le monde doit être responsable de la bonne tenue et du bon remplissage du cahier de laboratoire.

Que doit-on consigner ?

C’est la question la plus récurrente. En effet, un cahier de laboratoire doit être un outil de traçabilité et de reproductibilité mais il ne doit pas non plus devenir un fourre-tout.

Ici aussi, comme dans la démarche scientifique en générale, la rigueur est de mise.

Je vous conseille d’y consigner les éléments suivants :

  • Le titre de l’expérience
  • La date des travaux
  • Le protocole utilisé c’est à dire la description précise des manipulations et des expériences quel qu’en soit le résultat
  • Les observations et les faits marquants
  • L’interprétation des résultats
  • Les idées de manipulations futures qui découlent de cette interprétation
  • Toute référence utile du matériel utilisé
  • Les caractéristiques du matériel utilisé
  • Les références bibliographiques
  • Les relevés de mesure
  • Les hypothèses de travail

Signer le cahier de laboratoire

Une étape importante dans la tenue d’un cahier de laboratoire est sa signature. Cette étape respecte un protocole destiné à attester de ce qui est écrit dans le cahier pour que la valeur juridique soit assurée.

Premièrement, chaque page du cahier doit être datée et signée par la personne qui la rédige.

Ensuite, régulièrement (chaque 15 jours ou chaque mois par exemple) chaque page doit être cosignée par un témoin, ce qui signifie :

  • Un témoin signe chaque page rédigée
  • Il doit être en mesure de comprendre ce qui est écrit dans le cahier
  • Le témoin ne doit pas être un co-inventeur potentiel
  • Enfin, il doit respecter la nature confidentielle des travaux si tel est le cas

Conclusion

Je vous ai exposé ici tous les avantages de la tenue d’un cahier de laboratoire. J’insiste plus particulièrement sur le fait que c’est un élément de poids en cas de litige sur l’attribution du CIR. Sa présence même dans votre dossier technique est un plus indéniable pour l’expert technique mandaté par le MESRI qui constate ainsi le sérieux de votre démarche.

En revanche, je souhaite aussi appuyer sur le fait qu’un cahier de laboratoire mal tenu, vide, ayant des zones d’ombre chronologique peut perdre sa valeur juridique.

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